Betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer: AfA-Tabelle, PKW, Handy und Computer

Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ist der Zeitraum, über den ein Wirtschaftsgut voraussichtlich im Betrieb genutzt wird. Über genau diesen Zeitraum verteilst du die Anschaffungs- oder Herstellungskosten als Abschreibung.

Sie ist damit die zentrale Größe für die Absetzung für Abnutzung, kurz AfA. Je länger die Nutzungsdauer, desto niedriger die jährliche Abschreibung.

Maßgeblich ist die typische Nutzung im Betrieb, nicht die technische Lebensdauer. Ein Gegenstand kann technisch länger halten, als er betriebsgewöhnlich genutzt wird.

Die AfA-Tabelle ist die zentrale Grundlage, um die Nutzungsdauer eines Wirtschaftsguts zu bestimmen. Sie listet für viele Anlagegüter eine typische Nutzungsdauer in Jahren auf.

Die folgende Übersicht zeigt gängige Beispiele.

Amtliche AfA-Tabelle des BMF

Die wichtigste Grundlage ist die amtliche AfA-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter, herausgegeben vom Bundesfinanzministerium (BMF). Sie gilt branchenübergreifend für Wirtschaftsgüter, die in nahezu jedem Betrieb vorkommen.

Dazu gehören zum Beispiel Fahrzeuge, Büromöbel und Computer. Die Werte beruhen auf Erfahrungswissen und dienen als Schätzhilfe für die Finanzverwaltung und die Unternehmen.

Branchenspezifische AfA-Tabellen

Neben der allgemeinen Tabelle gibt es branchenspezifische AfA-Tabellen. Sie enthalten Nutzungsdauern für Wirtschaftsgüter, die nur in bestimmten Branchen vorkommen.

Beispiele sind Tabellen für das Gastgewerbe, die Landwirtschaft oder das Baugewerbe. Gibt es für dein Wirtschaftsgut einen branchenspezifischen Wert, geht dieser der allgemeinen Tabelle vor.

Für einen PKW beträgt die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer in der Regel 6 Jahre. Das gilt für neue Fahrzeuge, die du für deinen Betrieb anschaffst.

Bei gebrauchten Fahrzeugen kann die Nutzungsdauer kürzer sein. Sie richtet sich dann nach dem Alter und dem voraussichtlichen weiteren Einsatz.

6 Jahre für Neuwagen

Ein neuer PKW wird über 6 Jahre abgeschrieben. Das entspricht einer linearen Abschreibung von rund 16,67 % der Anschaffungskosten pro Jahr.

Kaufst du den Wagen im Laufe des Jahres, schreibst du im ersten Jahr nur anteilig ab. Maßgeblich ist der Monat der Anschaffung.

Kürzere Nutzungsdauer bei Gebrauchtwagen

Für Gebrauchtwagen gilt die 6-Jahres-Vorgabe nicht unmittelbar. Stattdessen schätzt du die Restnutzungsdauer anhand von Alter, Kilometerstand und Zustand des Fahrzeugs.

Ein drei Jahre alter Gebrauchtwagen hat also meist eine deutlich kürzere Restnutzungsdauer als sechs Jahre. Die Schätzung sollte nachvollziehbar und begründbar sein.

Für Handys und Smartphones beträgt die Nutzungsdauer laut AfA-Tabelle 5 Jahre. Anders als Computerhardware fallen Smartphones nicht unter die einjährige Sofortabschreibung.

In der Praxis werden Handys aber oft früher ersetzt oder liegen preislich unter der GWG-Grenze. Dann sind kürzere Abschreibungen oder eine Sofortabschreibung möglich.

5 Jahre laut AfA-Tabelle

Nach der AfA-Tabelle wird ein Smartphone über 5 Jahre abgeschrieben. Diese Nutzungsdauer gilt, wenn das Gerät mehr als 800 € netto kostet und regulär als Anlagegut behandelt wird.

Die einjährige Nutzungsdauer gilt ausdrücklich nur für Computerhardware und Software. Smartphones sind davon nicht erfasst.

Kürzere Nutzungsdauer in der Praxis

In der Praxis ist die tatsächliche Nutzung eines Handys oft kürzer als 5 Jahre. Kostet das Gerät höchstens 800 € netto, kannst du es als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort vollständig abschreiben.

Liegt der Preis darüber, bleibt es grundsätzlich bei 5 Jahren. Eine kürzere Nutzungsdauer musst du im Einzelfall begründen können.

Für Computerhardware und Software gilt seit 2021 eine Nutzungsdauer von nur einem Jahr. Damit kannst du diese Wirtschaftsgüter faktisch im Jahr der Anschaffung vollständig abschreiben.

Die Regelung beruht auf einem BMF-Schreiben und soll Investitionen in die Digitalisierung fördern. Sie gilt weiterhin auch 2026.

Sofortabschreibung seit 2021 (1 Jahr)

Seit 2021 darfst du für Computer, Laptops und Software eine Nutzungsdauer von einem Jahr ansetzen. Das führt im Ergebnis zu einer Sofortabschreibung, unabhängig vom Anschaffungspreis.

Erfasst sind zum Beispiel Desktop-Computer, Notebooks, Tablets, Drucker und sowohl Betriebs- als auch Anwendersoftware. Die Anwendung ist ein Wahlrecht, kein Zwang.

Reguläre Nutzungsdauer von 3 Jahren

Vor der Neuregelung galt für Computer und Laptops eine Nutzungsdauer von 3 Jahren. Wer die einjährige Nutzungsdauer nicht anwenden möchte, kann weiterhin über diesen längeren Zeitraum abschreiben.

Das kann sinnvoll sein, wenn du den Gewinn eines Jahres nicht zu stark mindern willst. In den meisten Fällen ist die Sofortabschreibung aber der einfachere Weg.

Du darfst von der AfA-Tabelle abweichen, weil diese Tabellen keine bindende Rechtsnorm sind, sondern nur eine Schätzhilfe. Entscheidend ist die tatsächliche betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer in deinem Betrieb.

Eine kürzere Nutzungsdauer ist zulässig, wenn du sie nachvollziehbar begründen kannst. Gründe können eine besonders intensive Nutzung, ein hoher Verschleiß oder ein früher geplanter Austausch sein.

Wichtig ist die Beweislast: Weichst du nach unten ab, solltest du die kürzere Nutzungsdauer belegen können. Bei Gebrauchtgütern ergibt sich die kürzere Nutzungsdauer aus dem Alter und dem Zustand des Wirtschaftsguts.

Die jährliche Abschreibung berechnest du, indem du die Anschaffungskosten durch die Nutzungsdauer teilst. Diese lineare Abschreibung verteilt die Kosten gleichmäßig über die Jahre.

So gehst du Schritt für Schritt vor:

• Ermittle die Anschaffungs- oder Herstellungskosten des Wirtschaftsguts.
• Bestimme die Nutzungsdauer aus der passenden AfA-Tabelle.
• Teile die Kosten durch die Nutzungsdauer – das ergibt die jährliche AfA.
• Rechne im Anschaffungsjahr nur anteilig ab, und zwar ab dem Anschaffungsmonat.

Ein Beispiel: Ein neuer PKW kostet 30.000 € netto und wird über 6 Jahre abgeschrieben. Die jährliche Abschreibung beträgt 30.000 € ÷ 6 = 5.000 €. Kaufst du ihn im Juli, sind es im ersten Jahr nur 6 von 12 Monaten, also 2.500 €.

Neben der linearen Abschreibung gibt es die degressive Abschreibung, die für bestimmte bewegliche Wirtschaftsgüter nur zeitlich befristet zulässig ist. Prüfe für das jeweilige Anschaffungsjahr, ob und in welcher Höhe sie möglich ist.