Werbungskosten: Verpflegungsmehraufwand absetzen

Bei einer Dienstreise musst du dich natürlich ernähren. Dabei entstehen dir Kosten. Wie du diesen Verpflegungsmehraufwand absetzen kannst, erklären wir dir ganz einfach.

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Wann habe ich einen Verpflegungsmehraufwand?

Auf Geschäftsreisen hast du zwangsläufig höhere Ausgaben für deine Verpflegung: Du gehst ins Restaurant oder bestellst dir Essen auf dein Hotelzimmer. Weil du beruflich unterwegs bist, kannst du diesen Verpflegungsmehraufwand absetzen. Dazu machst du eine Steuererklärung.

Hat dein Arbeitgeber schon die Kosten für deine Verpflegung beglichen, kannst du diese allerdings nicht mehr absetzen.

Du kannst auch andere Kosten für deine Geschäftsreise absetzen. Dazu zählen Reisekosten, Reisenebenkosten und Übernachtungskosten. Informationen dazu findest du in den jeweiligen Steuertipps und Anleitungen:

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Verpflegungsmehraufwand absetzen: Verpflegungspauschale

Damit man nicht alle Belege für auswärtige Verpflegung sammeln muss, hat sich das Finanzamt die Verpflegungspauschale ausgedacht. Jetzt kommt es darauf an, wie lange du unterwegs warst. Je nach Dauer deiner Auswärtstätigkeit bemisst sich dann die Verpflegungspauschale, die dir zusteht. Es werden zwei Fälle unterschieden:

  • Abwesenheit länger als 8 Stunden Dauer (Darunter zählen im Ausland auch An- und Abreisetage)
  • Abwesenheit länger als 24 Stunden Dauer
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Aufstellung deiner Auswärtstätigkeiten

Damit du den Verpflegungsmehraufwand absetzen kannst, musst du erst alle Unterlagen zusammensuchen und eine Tabelle aufstellen, in der deine gesamten Dienst- und Geschäftsreisen in einem Jahr inklusive der Tage deiner Abwesenheiten von Zuhause aufgelistet sind.

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Es ist sinnvoll, für die eigenen Unterlagen solch eine Tabelle einzurichten. Auch wenn in der Regel keine Belege für die Geschäfts- oder Dienstreisen mit der Steuererklärung mitgeschickt werden müssen, kann das Finanzamt Rückfragen haben. Dann solltest du die Unterlagen bereit halten und nachschicken.

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Berechnung deines Verpflegungsmehraufwands

Für Dienstreisen im Inland gelten folgende Pauschbeträge:

  • Für mehr als 8 Stunden: 12 Euro
  • Für mehr als 24 Stunden: 24 Euro

Für Dienstreisen im Ausland gibt es unterschiedlichste Pauschalen. Die Finanzverwaltung hat diese in einer Länderliste festgelegt. Diese findest du in der Übersicht für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskostenpauschalen im Ausland.

Für die Dienstreisen im oberen Beispiel aus unserer Tabelle ergibt dies:

Dublin (Irland):

  • pro Tag mit mehr als 8h Aufenthalt sowie An- und Abreisetag: 28 Euro
  • pro Tag mit mehr als 24h Aufenthalt: 42 Euro

Nizza (Frankreich):

  • pro Tag mit mehr als 8h Aufenthalt sowie An- und Abreisetag: 29 Euro
  • pro Tag mit mehr als 24h Aufenthalt: 44 Euro

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Hinzufügen der korrekten Anlage bei ElsterFormular

Als Arbeitnehmer trägst du deine Aufwendungen für Verpflegung in der Anlage N ein. Diese Anlage findest du bei ElsterFormular unten links in dem Abschnitt „weitere Vordrucke“.

Sobald eine der Anlagen mit einem Rechtsklick ausgewählt ist, kannst du sie nach einem Klick auf die erscheinende Fläche „Anlage N zu meiner Steuererklärung hinzufügen“ anschließend im Fenster in der Mitte bearbeiten.

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Eintragen des Verpflegungsmehraufwands bei ElsterFormular

Für eine Geschäftsreise innerhalb Deutschlands trägst du die Anzahl der Tage in die Zeilen 52 – 54 ein.

Das sieht bei einer eintägigen Geschäftsreise mit mehr als 8 Stunden Aufenthalt, wie in unserem Beispiel beim Kundenworkshop in Hannover, bei dem man das Mittag und Abendessen selbst bezahlt hat, wie folgt aus:

Verpflegungspauschale-InlandVerpflegungspauschale-Inland

Für eine Geschäftsreise im Ausland trägst du die verschiedenen Tage und Pauschalbeträge der entsprechenden Ländertabelle ab Zeile 55 ein. Für die obigen Beispiele der Geschäftsreisen nach Dublin und Nizza sieht das dann wie folgt aus:

Verpflegungspauschale-auslandVerpflegungspauschale-ausland

ElsterFormular rechnet auch gleich automatisch die Summen des Verpflegungsmehraufwands in Zeile 56 zusammen.

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Steuererklärung an das Finanzamt schicken

Die Steuererklärung schickst du vollständig ausgefüllt an das Finanzamt per Post oder online. Die Rechnungen und Belege musst du sorgfältig aufheben. Bei eventuellen Rückfragen der Finanzbeamten kannst du sie dann nachreichen.

Deine Aufwendungen für Verpflegung vermindern dein zu versteuerndes Einkommen, wodurch du entweder weniger Steuern zahlen musst oder gar eine Steuerrückerstattung erwarten kannst.

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