Erika Küspert
Veröffentlicht am: 28.03.2025
Aktualisiert am: 08.07.2025
Lesezeit: 5 Minuten
Reisekostenerstattung: So holst du dir beruflich veranlasste Ausgaben zurück
Ob Außendienst, Fortbildung oder Kundentermin – wer beruflich unterwegs ist, zahlt oft erstmal aus eigener Tasche. Doch viele dieser Ausgaben kannst du dir erstatten lassen oder später von der Steuer absetzen.
Erika Küspert
Veröffentlicht am: 28.03.2025
Aktualisiert am: 08.07.2025
Lesezeit: 5 Minuten
Was ist eine Reisekostenerstattung?
Bei einer Reisekostenerstattung bekommst du beruflich bedingte Ausgaben zurück, die du im Rahmen einer Dienstreise vorfinanziert hast. Dabei kann der Arbeitgeber entweder die tatsächlichen Kosten oder pauschale Beträge übernehmen – zum Beispiel für Fahrt, Übernachtung, Verpflegung oder weitere Nebenkosten.
Wichtig
Die Reise muss außerhalb deiner ersten Tätigkeitsstätte stattfinden und dienstlich begründet sein. Selbstständige müssen nachweisen, dass die Reise betrieblich notwendig war.
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So individuell wie deine Steuer: Wähle genau die Lösung, die zu dir und deinen Bedürfnissen passt. Details zu den konkreten Preisen gibt es auf unserer Kostenseite .
Was gehört zu den Reisekosten?
Reisekosten setzen sich in der Regel aus diesen vier Komponenten zusammen:
- Fahrtkosten : Bahn, Flug, Taxi, Mietwagen oder Kilometergeld bei Nutzung des privaten Pkw (0,30 €/km bis 20 km, 0,38 €/km ab dem 21. Kilometer – Stand 2024)
- Übernachtungskosten : Hotelrechnungen oder Unterkunftspauschalen von 20 €/Nacht im Inland ohne Beleg
- Verpflegungsmehraufwand : Pauschalen je nach Dauer der Abwesenheit
- Reisenebenkosten: Maut, Parkgebühren, Gepäckaufbewahrung, beruflich genutztes WLAN oder Telefonate
Diese Ausgaben kannst du durch Belege oder über Pauschalen nachweisen. Wichtig ist eine lückenlose Dokumentation.
Was muss in einer Reisekostenabrechnung stehen?
Eine vollständige Abrechnung sollte folgende Angaben enthalten:
- Name der reisenden Person
- Zweck der Reise (z. B. Schulung, Messebesuch)
- Reisedatum und -dauer mit Uhrzeiten
- Reiseziel und etwaige Zwischenstationen
- Art der Reisemittel, gefahrene Kilometer bei Nutzung des eigenen Pkw
- Originalbelege für Fahrt, Unterkunft und Nebenkosten
- Übersicht der Verpflegungspauschalen
- Kontodaten für die Erstattung
Unterschrift und ggf. Freigabe durch Vorgesetzte
Was, wenn der Arbeitgeber nicht alles erstattet?
Wenn dein Arbeitgeber dir nur einen Teil der Reisekosten erstattet oder gar nichts übernimmt, kannst du die nicht gedeckten Ausgaben in deiner Steuererklärung angeben – als Werbungskosten (für Arbeitnehmer) oder Betriebsausgaben (für Selbstständige).
Beispiel: Du bekommst zwar die Verpflegungspauschale, musst aber die Hotelkosten selbst zahlen. Dann kannst du die Hotelrechnung steuerlich geltend machen.
Unser Tipp: Nutze die Möglichkeit, deine Reisekosten steuerlich anzugeben – das kann sich lohnen.
Verpflegungspauschalen im Überblick
Für dienstliche Reisen gelten folgende Pauschalen im Inland:
- 14 € bei Abwesenheit von mehr als 8 Stunden
- 28 € bei ganztägiger Abwesenheit (mind. 24 Stunden)
- 14 € am An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen
Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die jährlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht werden. Beispiel: Für Paris liegt die Tagespauschale aktuell bei 58 € (Stand 2024).
Wichtig
Wenn dein Hotel oder der Arbeitgeber Mahlzeiten stellt, musst du die Pauschale kürzen – Frühstück um 5,60 €, Mittag- oder Abendessen jeweils um 11,20 €.
Was gilt bei privater Verlängerung einer Dienstreise?
Du kannst deine Dienstreise privat verlängern – musst aber strikt trennen:
- Getrennte Abrechnung beruflicher und privater Ausgaben
- Keine Erstattung privater Anteile durch den Arbeitgeber
- Nachweis des beruflichen Hauptzwecks (z. B. Einladung, Programm, Terminplan)
Tipp
Wenn du Urlaubstage anschließt, hilft eine Zwischenübernachtung bei der Trennung. Das Finanzamt prüft genau, ob der berufliche Anlass überwiegt.
Häufige Fragen zur Reisekostenerstattung
Kannst du Kosten absetzen, obwohl sie dir erstattet wurden?
Nein – eine doppelte Geltendmachung ist ausgeschlossen. Nur Ausgaben, die dir nicht erstattet wurden, kannst du steuerlich angeben.
Welche Reisenebenkosten sind absetzbar?
Dazu gehören unter anderem:
- Parkgebühren
- Maut
- beruflich notwendige Telefon- oder Internetkosten
- Visumkosten
- Gepäckaufbewahrung
- angemessene Trinkgelder für Fahr- oder Hotelpersonal
Tipp: Wenn du keinen offiziellen Beleg bekommst, kannst du (im Ausnahmefall) einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag und Anlass erstellen.
Welche Fristen gelten für die Erstattung?
Die Frist zur Abrechnung wird meist im Arbeitsvertrag oder in internen Richtlinien geregelt – üblich sind 3 bis 6 Monate ab Reiseende. Wird die Frist versäumt, kann der Anspruch auf Erstattung verfallen.
Für die Steuererklärung gilt: Gib deine Reisekosten im betreffenden Steuerjahr an – entweder in der Anlage N (für Arbeitnehmer) oder in der EÜR bzw. Bilanz (für Selbstständige).
Unser Tipp: Auch wenn dein Arbeitgeber nichts erstattet – mit der Steuererklärung kannst du dir oft einen Teil deiner Reisekosten zurückholen.
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