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Welche Belege brauche ich für die Steuererklärung?

30. Oktober 2019

Kassenzettel, Verträge, Quittungen – viele Belege sammeln sich im Jahr an. Doch welche sind für deine Steuererklärung wichtig? Nicht alle müssen zum Finanzamt geschickt werden.

Diese Belege hat das Finanzamt schon

Einige Belege schicken Arbeitgeber und Versicherungsträger automatisch an das Finanzamt. Diese musst du nicht mitschicken:

  • Jährliche Lohnsteuerbescheinigung
  • Rentenbezugsmitteilung
  • Bescheinigungen der Krankenversicherung
  • Belege zur Riester- und Rürup-Rente

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Diese Belege musst du mitschicken

Bei einigen Unterlagen bist du gesetzlich verpflichtet, sie an das Finanzamt zu schicken:

  • Nachweis einer Behinderung
  • Spendenbescheinigungen
  • Bescheinigungen über Lohnersatzleistungen (z.B. Arbeitslosengeld, Kurzarbeitergeld, Elterngeld)
  • Steuerbescheinigungen über Kapitalertragssteuer oder Zinsabschläge
  • Bescheinigung über anrechenbare ausländische Steuern
  • Bescheinigung über vermögenswirksame Leistungen
  • Nachweis der Unterhaltsbedürftigkeit

Das gilt für alle Steuererklärungen bis inklusive 2016.

Ab der Steuererklärung für das Jahr 2017 brauchst du grundsätzlich keine Belege und Quittungen an dein Finanzamt zu versenden. Es genügt, wenn du diese für eventuelle Rückfragen aufbewahrst. Sind dir beispielsweise erstmals Aufwendungen entstanden, kann die Vorlage von Belegen erforderlich sein. In diesem Fall meldet sich das Finanzamt dann bei dir und fordert diese an.

Diese Belege solltest du zusätzlich mitschicken

Für Steuererklärungen vor 2017 ist es ratsam, bestimmte Nachweise mitzuschicken. Das können z.B. sein:

  • Nachweis von außergewöhnlichen Belastungen
  • Belege zum beruflich veranlassten Umzug
  • Nachweis zur doppelten Haushaltsführung
  • Belege zur Einrichtung eines häuslichen Arbeitszimmers

Diese Belege nach Aufforderung nachreichen

Nicht alle Quittungen, Rechnungen und Vertragsunterlagen musst du mit deiner Steuererklärung abschicken. Erst auf Nachfrage musst du folgende Nachweise nachreichen:

  • Kontoführungsgebühren
  • Arbeitsmittel
  • Kinderbetreuung
  • Haushaltsnahe Dienstleistungen

Um dir und den Beamten Arbeit zu ersparen, haben die Finanzbehörden eigens ein Merkblatt zum Thema Belege veröffentlicht.

Was gilt als Beleg?

Belege sind Nachweise deiner Ausgaben. Sie sollen beweisen, dass dir Kosten entstanden sind und von dir bezahlt wurden. Das können sein:

  • Quittungen: Kaufbelege, Kassenzettel
  • Rechnungen: Handwerkerrechnung
  • Verträge: Kaufverträge, Mietverträge
  • Kontoauszüge

Original oder Kopie?

In der Regel reicht eine Kopie der meisten Belege. Trotzdem solltest du die Originale auch griffbereit haben. Für Spendenbescheinigungen und Zinsbescheinigungen möchte das Finanzamt jedoch nur Originale sehen.

Du schickst diese Unterlagen an das Finanzamt. Wenn die Beamten mit der Bearbeitung deiner Steuererklärung fertig sind, senden sie dir deine Originale wieder zu.

Quittung nicht mehr vorhanden?

Findest du eine Quittung nicht oder ist ein Kassenzettel nicht lesbar, kannst du in die Trickkiste greifen: Das Finanzamt erkennt oft eine Glaubhaftmachung an. Schreibe auf, wie die Kosten entstanden sind und weshalb du keine Quittung hast. Dann unterschreibst du diese Glaubhaftmachung und legst sie zu deinen Steuerunterlagen oder schickst sie an das Finanzamt.

Wie lange muss ich Belege aufheben?

Du kennst das ja: Die Papierberge werden zuhause immer größer. Doch einige Unterlagen solltest du aufheben. Bei manchen bist du sogar als Privatperson dazu verpflichtet. Die Aufbewahrungsfristen sind wie folgt:

  • Handwerkerrechnungen, Quittungen: 2 Jahre
  • Bankunterlagen (z.B. Kontoauszüge): 3 Jahre
  • Rentenunterlagen, ärztliche Unterlagen: ein Leben lang

Es gibt jedoch eine Sonderregelung für Gutverdiener (ab Einnahmen von 500.000 Euro): alle steuerlich relevanten Unterlagen müssen 6 Jahre lang aufbewahrt werden.

Auch nach Erhalt eines Steuerbescheids ist es ratsam, deine Unterlagen zu archivieren. Vor allem der Steuerbescheid wird bei vielen Anträgen (z.B. Kredite) wichtig.

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